TIPS MERANCANG PROYEK PERUBAHAN
#SIMENDIT #MMC-SIPID #ANTI KORUPSI # SEHAT TANPA KORUPSI
#INVESTIGASI
Berdasarkan
pengalaman merancang dan mengimplementasikan proyek perubahan (proper DIKLATPIM II),
selanjutnya kami ingin berbagi beberapa tips yang mungkin berguna untuk siapa
saja yang akan membuat proper.
Proper yang kami
angkat berjudul Sistem Manajemen Audit (SIMENDIT) Perisai Anti Korupsi, dilaksanakan
selama kurang lebih dua bulan efektif (September-November 2017). Pengalaman yang
didapat antara lain sebagai berikut:
A. Aspek Perencanaan
Mengambil topik bahasan untuk proyek perubahan (proper)
harus strategis dan diperlukan oleh
organisasi. Harus disosialisasikan konsep dan benefit dari proper kepada sasaran/target yang akan merasakan
dampak dari proper. Akan lebih baik jika proper juga ada manfaatnya untuk stakeholders lain diluar organisasi,
sehingga mudah untuk mencari dukungan dari pihak lain di luar institusi.
B. Dalam pembuatan rancangan proper harus dipikirkan secara
matang milestone dan detail kegiatan termasuk pentahapannya, serta timeline nya. Hal ini penting untuk
memperlancar dalam proses pelaksanaan kegiatan agar tercapai tujuan dan dengantepat
waktu. Untuk rencana jangka pendek harus selesai
dikerjakan, sehingga pada saat akhir bisa dipresentasikan. Akan lebih baik jika
hasil yang dicapai pada jangka pendek diumumkan/ di launching sehingga berbagai pihak tahu akan proper yang kita buat.
Terkait dengan hal tersebut peran tim efektif sangatlah penting, optimalkan
sumber daya yang ada. Pekerjaan dapat dikerjakan sekalipun dipantau jarak jauh.
C. Pelaksanaan kegiatan dibutuhkan dukungan anggaran, sementara anggaran khusus untuk pelaksanaan
proper ini tentu saja tidak tercantum/ dialokasikan di dalam DIPA, namun jika
rancangan proper memang terkait dengan kebutuhan organisasi serta ruang lingkup
kewenangan peserta diklat, maka semua biaya yang diperlukan terkait dengan
proper dapat menggunakan anggaran yang ada (dengan cara melakukan revisi
anggaran). Dalam upaya membangun SIMENDIT kami menggunakan anggaran DIPA yang
ada di Inspektorat Investigasi dan juga dari Sekretariat Inspektorat Jenderal. Tidak
ada kendala yang berarti tentang biaya yang diperlukan, karena mendapat dukungan/
support yang besar dari Mentor.
D. Komitmen pimpinan dan tim efektif
Salah satu kunci
suksesnya proper ini terletak pada komitmen pimpinan dan tim efektif. Dengan komitmen yang tinggi, pelaksanaan kegiatan
menjadi lancar dan permasalahan yang ada dapat segera diselesaikan dengan baik.
Pembentukan tim efektif berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan atara lain:
integritas yang tinggi, cakap, kinerja dan
perilakunya baik. Selain itu harus “melek” teknologi dan adaptif. Tim
efektif harus dapat menjadi contoh dan sekaligus sebagai agent of change dalam implementasi inovasi baru ini. Komitmen
disini juga termasuk komitmen dalam membagi waktu saat melaksanakan tugas.
E. Koordinasi dengan stakeholders
Dalam melakukan pemetaan stakeholders yang terkait, baik internal maupun eksternal harus
dilakukan dengan baik. Diperlukan diseminasi konsep SIMENDIT dan menjalin unsur
kemitraan disamping komunikasi yang strategis, terstruktur, jelas. Dalam
prinsip kemitraan dimana satu atau beberapa pihak yang mempunyai tujuan yang
sama, dapat bekerjasama karena masing-masing mempunyai benefit
atas hasil dari kerjasama tersebut.
F. Komunikasi verbal dan non verbal
Teknik diseminasi informasi tentang konsep SIMENDIT yang
dilakukan baik di lingkungan internal maupun eksternal hasilnya cukup efektif. Judul
SIMENDIT PERISAI ANTI KORUPSI menjadi daya tarik para stakeholders untuk mengetahui lebih dalam.
Diseminasi
informasi yang kami laksanakan selain menggunakan alat bantu berupa power point juga kami membuat media komunikasi berupa logo, standing banner, jargon, pin,
menerbitkan buku-buku dengan design yang senada sehingga menggambarkan branding khusus untuk SIMENDIT PERISAI
ANTI KORUPSI.
Upaya lain
untuk mengenalkan proper ini yaitu dengan membuat tulisan populer di majalah
Kementerian Kesehatan Mediakom. Mediakom ini ada dalam bentuk cyang disebarkan
di semua pelayanan kesehatan sampai di Puskesmas yang tersebar di 34 Provinsi
dan juga dalam bentuk on line. Selain
itu kami juga mengunggah di youtube,
blog, dan facebook, juga membuat film pendek, karena targetnya merambah ke usia
muda yang “melek” teknologi
G. Tinggalkan manual
SIMENDIT PERISAI ANTI KORUPSI yang kami buat ini
merupakan terobosan yang inovatif, menggunakan dukungan sarana berupa aplikasi
SIMENDIT yang berbasis web. Dengan menggunakan teknologi ini maka pengaduan
masyarakat ditangani lebih mudah murah dan cepat. Meninggalkan cara lama yang
masih manual. Sistem ini strategis, inovatif untuk digunakan oleh stakeholders
internal dan eksternal, khususnya untuk pemantauan Auditor dan kontrol
kasus-kasus pengaduan. Penggunaan aplikasinya praktis dan menjadikan
penggunanya tetap terjaga integritasnya. Jangka menengah dan jangka panjang
dapat juga diterapkan di Inspektorat Pembina, dengan melakukan pengembangan software, karena aplikasi software nya dinamis sehingga dapat
disesuaikan dan disempurnakan tergantung subatansi dan jenis auditnya.
Membuat daftar risiko yang diprediksi akan terjadi sehingga dapat
mengagalkan selesainya proper. Daftar atau peta risiko ini dilengkapi dengan
siapa pemilik risiko dan bagaimana alternatif pengendalian risikonya. Sebagai
contoh bahwa prediksi awal adalah adanya keterlambatan dalam penyelesaian
milestone dan kegiatannya. Namun karena sudah diantisipasi maka selama
pelaksanaan kegiatan tidak dijumpai kendala yang berarti.
