Tips Merancang Proyek Perubahan

TIPS MERANCANG PROYEK PERUBAHAN

#SIMENDIT #MMC-SIPID #ANTI KORUPSI # SEHAT TANPA KORUPSI #INVESTIGASI

Berdasarkan pengalaman merancang dan mengimplementasikan  proyek perubahan (proper DIKLATPIM II), selanjutnya kami ingin berbagi beberapa tips yang mungkin berguna untuk siapa saja yang akan membuat proper.

Proper yang kami angkat berjudul Sistem Manajemen Audit (SIMENDIT) Perisai Anti Korupsi, dilaksanakan selama kurang lebih dua bulan efektif (September-November 2017). Pengalaman yang didapat antara lain sebagai berikut:

      A.   Aspek Perencanaan

Mengambil topik bahasan untuk proyek perubahan (proper) harus strategis dan diperlukan oleh organisasi. Harus disosialisasikan konsep dan benefit dari proper kepada sasaran/target yang akan merasakan dampak dari proper. Akan lebih baik jika proper juga ada manfaatnya untuk stakeholders lain diluar organisasi, sehingga mudah untuk mencari dukungan dari pihak lain di luar institusi.

   B.   Dalam pembuatan rancangan proper harus dipikirkan secara matang milestone dan detail kegiatan termasuk pentahapannya, serta timeline nya. Hal ini penting untuk memperlancar dalam proses pelaksanaan kegiatan agar tercapai tujuan dan dengantepat waktu. Untuk rencana jangka pendek harus selesai dikerjakan, sehingga pada saat akhir bisa dipresentasikan. Akan lebih baik jika hasil yang dicapai pada jangka pendek diumumkan/ di launching sehingga berbagai pihak tahu akan proper yang kita buat. Terkait dengan hal tersebut peran tim efektif sangatlah penting, optimalkan sumber daya yang ada. Pekerjaan dapat dikerjakan sekalipun dipantau jarak jauh.

    C.   Pelaksanaan kegiatan dibutuhkan dukungan anggaran, sementara anggaran khusus untuk pelaksanaan proper ini tentu saja tidak tercantum/ dialokasikan di dalam DIPA, namun jika rancangan proper memang terkait dengan kebutuhan organisasi serta ruang lingkup kewenangan peserta diklat, maka semua biaya yang diperlukan terkait dengan proper dapat menggunakan anggaran yang ada (dengan cara melakukan revisi anggaran). Dalam upaya membangun SIMENDIT kami menggunakan anggaran DIPA yang ada di Inspektorat Investigasi dan juga dari Sekretariat Inspektorat Jenderal. Tidak ada kendala yang berarti tentang biaya yang diperlukan, karena mendapat dukungan/ support yang besar dari Mentor.

      D.   Komitmen pimpinan dan tim efektif

Salah satu kunci suksesnya proper ini terletak pada komitmen pimpinan dan tim efektif. Dengan komitmen yang tinggi, pelaksanaan kegiatan menjadi lancar dan permasalahan yang ada dapat segera diselesaikan dengan baik. Pembentukan tim efektif berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan atara lain: integritas yang tinggi, cakap, kinerja dan  perilakunya baik. Selain itu harus “melek” teknologi dan adaptif. Tim efektif harus dapat menjadi contoh dan sekaligus sebagai agent of change dalam implementasi inovasi baru ini. Komitmen disini juga termasuk komitmen dalam membagi waktu saat melaksanakan tugas.

      E.   Koordinasi dengan stakeholders

Dalam melakukan pemetaan stakeholders yang terkait, baik internal maupun eksternal harus dilakukan dengan baik. Diperlukan diseminasi konsep SIMENDIT dan menjalin unsur kemitraan disamping komunikasi yang strategis, terstruktur, jelas. Dalam prinsip kemitraan dimana satu atau beberapa pihak yang mempunyai tujuan yang sama, dapat bekerjasama karena masing-masing  mempunyai benefit atas hasil dari kerjasama tersebut.

      F.    Komunikasi verbal dan non verbal

Teknik diseminasi informasi tentang konsep SIMENDIT yang dilakukan baik di lingkungan internal maupun eksternal hasilnya cukup efektif. Judul SIMENDIT PERISAI ANTI KORUPSI menjadi daya tarik para stakeholders untuk mengetahui lebih dalam.

Diseminasi informasi yang kami laksanakan selain menggunakan alat bantu berupa power point juga  kami membuat media komunikasi berupa logo, standing banner, jargon, pin, menerbitkan buku-buku dengan design yang senada sehingga menggambarkan branding khusus untuk SIMENDIT PERISAI ANTI KORUPSI.

Upaya lain untuk mengenalkan proper ini yaitu dengan membuat tulisan populer di majalah Kementerian Kesehatan Mediakom. Mediakom ini ada dalam bentuk cyang disebarkan di semua pelayanan kesehatan sampai di Puskesmas yang tersebar di 34 Provinsi dan juga dalam bentuk on line. Selain itu kami juga mengunggah di youtube, blog, dan facebook, juga membuat film pendek, karena targetnya merambah ke usia muda yang “melek” teknologi

     G.   Tinggalkan manual

SIMENDIT PERISAI ANTI KORUPSI yang kami buat ini merupakan terobosan yang inovatif, menggunakan dukungan sarana berupa aplikasi SIMENDIT yang berbasis web. Dengan menggunakan teknologi ini maka pengaduan masyarakat ditangani lebih mudah murah dan cepat. Meninggalkan cara lama yang masih manual. Sistem ini strategis, inovatif untuk digunakan oleh stakeholders internal dan eksternal, khususnya untuk pemantauan Auditor dan kontrol kasus-kasus pengaduan. Penggunaan aplikasinya praktis dan menjadikan penggunanya tetap terjaga integritasnya. Jangka menengah dan jangka panjang dapat juga diterapkan di Inspektorat Pembina, dengan melakukan pengembangan software, karena aplikasi software nya dinamis sehingga dapat disesuaikan dan disempurnakan tergantung subatansi dan jenis auditnya.

Membuat daftar risiko yang diprediksi akan terjadi sehingga dapat mengagalkan selesainya proper. Daftar atau peta risiko ini dilengkapi dengan siapa pemilik risiko dan bagaimana alternatif pengendalian risikonya. Sebagai contoh bahwa prediksi awal adalah adanya keterlambatan dalam penyelesaian milestone dan kegiatannya. Namun karena sudah diantisipasi maka selama pelaksanaan kegiatan tidak dijumpai kendala yang berarti.